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Los sistemas CRM son algunos de los activos más útiles para una organización, ya que permiten a las empresas establecer relaciones significativas con los clientes, encontrar nuevos clientes potenciales e impulsar los ingresos.
Dado que los programas de CRM contienen tantos datos de los clientes, presentan una mina de oro potencial para los piratas informáticos.
Si los datos de su CRM son pirateados y filtrados al público, pueden destruir la confianza de los consumidores en su empresa y perjudicar su negocio. Aquí hay cinco formas en que puede proteger sus datos de CRM de piratas informáticos y explotadores.
Proteja sus datos
El primer paso es proteger la infraestructura de TI que aloja los datos de CRM. Es esencial crear múltiples capas de seguridad para que sea aún más difícil para los piratas informáticos ingresar. Puede comenzar instalando un firewall de buena reputación que le permitirá controlar quién tiene acceso a sus datos. A continuación, instale un programa antivirus de confianza para proteger los datos de su CRM de virus, gusanos y troyanos. La mayoría de los programas antivirus proporcionan análisis en tiempo real para bloquear los intentos de intrusión a medida que se producen y contienen capacidades antimalware y antiphishing que permitirán a sus empleados navegar por la web de forma segura.
Asegúrese de actualizar regularmente su sistema operativo (SO). Cada sistema operativo tiene una función predeterminada y recomendada para descargar e instalar actualizaciones automáticamente, incluidas las que corrigen vulnerabilidades de seguridad. Algunos usuarios desactivan las actualizaciones automáticas por temor a la pérdida de ancho de banda de Internet y al aumento del uso de datos, pero es recomendable dejarlas activadas para proteger la información o los activos.
También puede instalar software que proporcione cifrado para todo el disco. El software de cifrado puede ser fácil de usar e incluso puede estar instalado en su sistema operativo.
Elija un proveedor de CRM de confianza
Quizás el paso más importante para proteger sus datos es elegir un proveedor de CRM confiable. Una vez que configura su sistema CRM, es bastante engorroso migrar a uno diferente más adelante. Por lo tanto, investigue a fondo varias empresas de CRM antes de tomar una decisión de compra.
Busque sitios de noticias de TI confiables como Computerworld y CNET que brindan reseñas y comparaciones imparciales de varios software de CRM. Su proveedor de CRM debe permitir un acceso seguro e ilimitado a sus datos y ser capaz de seguir los estrictos estándares de datos establecidos en la norma ISO 27001.
Consulte el sitio web/blog del proveedor y otros sitios de noticias de TI para conocer el historial de violaciones de datos y cómo la empresa las abordó. Puede hacerlo simplemente buscando el nombre de la empresa + "violación de seguridad" o el nombre de la empresa + "violación de datos" en su motor de búsqueda. Investigue para asegurarse de que su proveedor de CRM sea transparente en su comunicación y tenga una sólida reputación de seguridad.
Cada proveedor de CRM establecido tendrá una página web o PDF que establezca los procedimientos de seguridad que siguen para proteger los datos de los clientes. Busque esta documentación en el sitio web de un proveedor o póngase en contacto con ellos y solicite esta información.
Eduque a sus empleados
Muchas filtraciones de datos se producen porque los empleados pasan documentos, datos e incluso contraseñas de forma involuntaria o descuidada. Además, a medida que la tecnología evoluciona y surgen nuevas tecnologías, es posible que sus protocolos de seguridad se vuelvan obsoletos. Realice una evaluación de riesgos para identificar las áreas débiles de sus protocolos de seguridad existentes y solucionarlas.
Capacite a sus empleados en el uso de su hardware, software y datos y la forma correcta de protegerse contra las infracciones. Además, proporcione tutoriales en video y realice talleres de juegos de rol para informarles sobre lo que se debe y no se debe hacer en caso de violaciones de datos. Después de la capacitación, asegúrese de probar periódicamente sus protocolos de seguridad.
Además, edúquelos sobre la navegación web segura para frustrar los ataques basados en Internet. Cubra temas como cómo evitar ser víctima de ataques de phishing, que podrían resultar en la pérdida o el robo de datos de la empresa o de los clientes, y evitar transacciones confidenciales a través de redes inalámbricas públicas.
Utilice las contraseñas de forma eficaz
Una de las razones más comunes por las que un sistema puede ser hackeado es que utiliza contraseñas comunes y fáciles de adivinar. Asegúrese de que sus empleados usen contraseñas seguras (una contraseña segura es una oración de al menos 12 caracteres) y use una contraseña única para cada cuenta. Enseñe a los empleados a mantener las contraseñas escritas en lugares seguros lejos de sus computadoras y/o considere el uso de administradores de contraseñas para almacenar sus contraseñas de forma segura.
Muchas empresas y programas de software han comenzado a confiar en una autenticación sólida que requiere que los usuarios tengan algo más que sus contraseñas para iniciar sesión en las cuentas. La autenticación sólida, que puede incluir claves de seguridad, datos biométricos y/o códigos de un solo uso enviados después de ingresar un nombre de usuario y contraseña, proporciona una capa adicional de seguridad para protegerse contra el secuestro de cuentas.
Supervise la actividad de CRM con regularidad
No necesita monitorear cada actividad de sus empleados mientras usan su sistema CRM; Sin embargo, puede configurar alertas de seguridad que le notifiquen en caso de acceso no autorizado o violaciones de seguridad. También puede crear paneles en línea en tiempo real para monitorear regularmente el estado de seguridad de su sistema CRM y la red de la empresa. Muchas de estas herramientas de panel de control tienen capacidades listas para usar para integrarse con su sistema de seguridad y pueden ayudarlo a realizar un seguimiento rápido de las métricas de seguridad clave para su infraestructura de TI.
Envolviéndolo
Estos cinco consejos lo ayudarán a evaluar la seguridad de su CRM y tomar medidas para fortalecerla aún más. Al igual que sus clientes importan, también lo hacen sus datos. Las filtraciones de datos pueden arruinar la reputación de su empresa y permitir que los competidores roben sus clientes. Con un sistema de seguridad de varias capas y empleados bien capacitados, puede concentrarse tranquilamente en hacer crecer su negocio en lugar de preocuparse por cuándo su empresa podría ser el próximo objetivo de piratería.
Sobre el autor
Durante más de ocho años, Sreeram Sreenivasan ha trabajado con varias empresas de la lista Fortune 500 en las áreas de inteligencia empresarial, ventas y estrategia de marketing. Escribe regularmente en Fedingo sobre una amplia gama de temas de marketing publicitario de crecimiento empresarial. También es el fundador y CEO de Ubiq BI, una plataforma de BI basada en la nube para pequeñas y medianas empresas y empresas.
